⚙️ Configuracion Inicial
Aprendé a configurar tu cuenta de Chatealo desde cero: perfil, agentes, equipos, bandejas y más. Ideal para usuarios que inician por primera vez en la plataforma y quieren organizar su espacio de trab
⚙️ Cómo configurar su cuenta en Chatealo
Ajustes de la cuenta es el panel de configuración de su empresa dentro de Chatealo. A diferencia de su perfil personal, que solo afecta a su usuario, lo que defina en esta sección aplica a todos los agentes y canales de la cuenta. Desde aquí puede actualizar el nombre de la cuenta, el idioma de la plataforma, la moneda y el email de soporte. En esta misma pantalla también puede activar la transcripción automática de audios y de grabaciones de llamadas. ⚠️ Esta sección está disponible solo para usuarios con rol de administrador. ✅ Pasos para configurar los ajustes de su cuenta 1️⃣ Ingresar al sistema Inicie sesión en su cuenta de Chatealo con su usuario y contraseña. 2️⃣ Abrir Ajustes de la cuenta En el menú lateral izquierdo, haga clic en Ajustes ⚙️ y seleccione Ajustes de la cuenta. 3️⃣ Completar los ajustes generales Nombre de cuenta Es el nombre de su organización dentro de Chatealo. Por ejemplo: el nombre de su empresa o de su área de atención. Idioma del sitio Define el idioma en el que se muestran los menús, botones y paneles de la plataforma. Para cambiarlo, haga clic en el menú desplegable y elija el idioma que desea utilizar. - Se aplica a la interfaz de Chatealo: menús, botones y panel de configuración. - No modifica el idioma de los mensajes que reciben sus clientes. - No cambia el idioma de los bots ni de los mensajes automáticos. 💡 Es útil si prefiere trabajar en otro idioma o si su equipo es internacional. Moneda predeterminada Seleccione la moneda con la que trabaja su empresa, por ejemplo ARS ($). Es la moneda que se utiliza para mostrar los valores en el Kanban. Email de soporte Es el nombre y la dirección que aparecen como remitente en los correos y notificaciones que se envían desde su cuenta. Así sus clientes reciben los mensajes con la identidad oficial de su empresa y no con una dirección genérica. Se escribe con el formato **Nombre **correo@dominio. Por ejemplo: Chatealo.io <info@chatealo.io>. 4️⃣ Guardar los cambios Una vez modificados los datos, haga clic en Actualizar ajustes. Si no presiona este botón, los cambios no se guardan. 🎙️ Transcribir mensajes de audio Al activar esta opción, Chatealo transcribe automáticamente los mensajes de audio de las conversaciones. Cada vez que se envía o recibe un audio, la transcripción en texto aparece junto al mensaje. Para activarla o desactivarla, use el interruptor que está a la derecha de la opción. 💡 Le permite leer un audio sin reproducirlo y encontrar información dentro de la conversación con mayor rapidez. 📞 Transcripción de grabaciones de llamadas Esta opción define si las grabaciones de llamadas se transcriben automáticamente. Se activa por separado para cada proveedor: - Grabaciones de llamadas de WhatsApp Cloud: transcribe las grabaciones de llamadas realizadas por WhatsApp Cloud. - Grabaciones de llamadas de Twilio Voice: transcribe las grabaciones de llamadas realizadas por Twilio Voice. - Grabaciones de llamadas de WaVoIP: transcribe las grabaciones recibidas desde WaVoIP. ⚠️ La transcripción aplica solo a las nuevas grabaciones. Las grabaciones anteriores no se modifican. ❗ Problemas frecuentes - 🔄 El idioma no cambia: recargue la página o cierre sesión y vuelva a ingresar. - 💾 No se guardan los cambios: verifique que haya hecho clic en Actualizar ajustes. - 🛠️ No encuentra el idioma que necesita: es posible que todavía no esté disponible en la plataforma. Consulte con el equipo de soporte de Chatealo. - 🔒 No ve la opción Ajustes de la cuenta: su usuario no tiene rol de administrador. Solicite el cambio al administrador de su cuenta. ✍️ Resultado final Con los ajustes de la cuenta actualizados, su equipo trabaja con el nombre, el idioma y la moneda correctos, y puede leer en texto los audios y las llamadas sin necesidad de reproducirlos. ➡️ Siguiente paso recomendado 👉 👤 Cómo crear un agente y darle acceso a su cuenta
🏷️ Cómo crear etiquetas en Chatealo
Las etiquetas son marcas de color que se asignan a las conversaciones para identificar de forma rápida su tema o su estado 💬. Le permiten organizar, clasificar y dar seguimiento a cada chat sin necesidad de leer toda la conversación. Son propias de su cuenta, por lo que puede crear un sistema de trabajo a medida de su empresa, personalizar sus colores 🎨 y mostrarlas en el menú lateral para filtrar conversaciones fácilmente. 🧭 ¿Para qué sirven las etiquetas? En una cuenta con actividad diaria, las conversaciones se acumulan y todas se ven iguales en la bandeja de entrada. Las etiquetas resuelven ese problema: permiten saber de qué se trata cada chat y en qué instancia se encuentra, sin abrirlo. Sus tres usos principales son: 🔍 1. Clasificar por tema o interés Identifique qué producto o servicio motivó la consulta. Por ejemplo, una inmobiliaria puede utilizar alquiler, venta y tasacion; un comercio de indumentaria, remeras, calzado y mayorista. 👉 Más adelante podrá comunicarse con todas esas personas a la vez: por ejemplo, avisarle solo a quienes consultaron por calzado que llegó la nueva temporada. 📈 2. Ordenar el proceso de venta Utilice las etiquetas para reflejar la instancia en la que se encuentra cada contacto: | Etiqueta | Qué representa | | --------------------- | ------------------------------------------- | | consulta-inicial | La persona preguntó por primera vez | | presupuesto-enviado | Ya recibió una cotización y está decidiendo | | espera-respuesta | Se le escribió y aún no contestó | | venta-cerrada | Concretó la compra | | no-interesado | Descartó la propuesta | 👉 De un vistazo sabrá cuántas oportunidades tiene abiertas y a quiénes necesita volver a contactar. Un presupuesto enviado hace una semana sin respuesta es una venta que puede recuperarse con un simple mensaje de seguimiento. 🤝 3. Distinguir tipos de cliente Separe a sus contactos según su relación con la empresa: cliente-nuevo, cliente-frecuente, mayorista, garantia-vigente. Esto le permite adaptar el trato y las comunicaciones a cada grupo. 💡 Ejemplos según su actividad | Rubro | Etiquetas útiles | | --------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | 🏠 Inmobiliaria | alquiler, venta, visita-agendada, documentacion-pendiente | | 👕 Comercio / tienda | consulta-talle, pedido-en-camino, cambio-devolucion, mayorista | | 🧑⚕️ Servicios profesionales | primera-consulta, turno-asignado, presupuesto-enviado, obra-social | | 🚗 Concesionaria / taller | interes-0km, plan-ahorro, service-programado, postventa | | 🎓 Educación / cursos | interes-curso, inscripto, pago-pendiente, egresado | 🚀 Más allá de la organización: campañas segmentadas Las etiquetas no solo ordenan su bandeja de entrada. También definen a quién le envía cada campaña de WhatsApp Marketing. En lugar de comunicar lo mismo a toda su base, puede enviar el mensaje correcto a cada grupo: - A los contactos con presupuesto-enviado, un recordatorio con una bonificación por cierre. - A los cliente-frecuente, un beneficio exclusivo antes que al resto. - A quienes consultaron por alquiler, las propiedades nuevas de esa categoría. 👉 Cuanto más relevante resulta el mensaje, mayor es la tasa de respuesta y menor el riesgo de que sus contactos lo marquen como spam. 💡 Consejo: defina sus etiquetas pensando en los grupos a los que le gustaría escribirle por separado en el futuro. Esa decisión, tomada hoy, determina las campañas que podrá realizar mañana. 🛠️ ¿Cómo crear sus etiquetas? 1. En el menú lateral, haga clic en "Ajustes" ⚙️ y seleccione la opción "Etiquetas" 🏷️. 2. Haga clic en el botón "Añadir etiqueta". 3. Complete los campos del formulario y haga clic en "Crear" ✅. Verá el mensaje de confirmación y la etiqueta quedará lista para usarse. Los campos del formulario son los siguientes: - Nombre de la etiqueta ✍️ ⇾ asígnele un nombre que identifique la categoría, 👉: por ejemplo: consulta-ventas, soporte_tecnico o cliente-premium. (Solo se permiten letras, números, guiones y guiones bajos). - Descripción 📝 ⇾ escriba un texto breve que explique qué representa la etiqueta, para que todo el equipo la utilice de la misma manera. - Color 🎨 ⇾ elija un color que permita identificarla de un vistazo. - Mostrar etiqueta en la barra lateral 👀 ⇾ active esta opción si desea ver la etiqueta en el menú lateral y filtrar las conversaciones con un clic. 📌 Puede crear todas las etiquetas que necesite: se comparten entre todos los equipos de la cuenta. 🎯 Buenas prácticas al definirlas ✅ Utilice un criterio uniforme en los nombres: si escribe venta-cerrada, evite mezclar con Presupuesto Enviado. La consistencia facilita encontrarlas. ✅ Complete siempre la descripción, para que todo el equipo aplique la misma etiqueta ante la misma situación. ✅ Comience con pocas etiquetas y amplíe a medida que detecte necesidades. Un sistema con veinte etiquetas que nadie recuerda no resulta útil. ✅ Asigne colores por familia: por ejemplo, verdes para las instancias de venta y rojos para los casos que requieren atención. ✅ Revise periódicamente cuáles se utilizan realmente y elimine las que quedaron en desuso. ✏️ Edite o elimine etiquetas Para editar una etiqueta: 1. Ingrese a "Ajustes" ⇾ "Etiquetas". 2. Busque la etiqueta y haga clic en el botón de editar (ícono de lápiz ✏️). 3. Modifique el nombre, la descripción o el color, y guarde los cambios con "Editar" 💾. 🗑️ Para eliminar una etiqueta: 1. Ingrese a "Ajustes" ⇾ "Etiquetas". 2. Busque la etiqueta y haga clic en el botón de eliminar (🗑️). ⚠️ Importante: al eliminar una etiqueta, esta se quita de todas las conversaciones donde estaba aplicada y la acción no se puede deshacer. Tenga especial cuidado si utiliza esa etiqueta para segmentar campañas: al eliminarla, perderá el grupo de contactos asociado. ➡️ Siguiente paso Ya creó sus etiquetas. Ahora puede aplicarlas a sus contactos y filtrarlos para encontrar grupos específicos: 👉 Siguiente: 🏷️ Agrupar y buscar contactos por etiquetas 👉 Para enviar una campaña a un grupo etiquetado: 🏷️ Cómo enviar una campaña a sus contactos etiquetados
🧭 Glosario: qué significa cada término
Al comenzar a trabajar con Chatealo aparecen términos que suelen confundirse entre sí: plantilla, campaña, difusión, bandeja, agente. Esta guía reúne los conceptos básicos y, sobre todo, aclara qué se hace en cada plataforma. 🗺️ Lo primero: las dos plataformas Chatealo se compone de servicios separados, con usuarios y contraseñas independientes. Confundirlos es el malentendido más frecuente. | | 💬 OmniCanal | 📣 Envíos Masivos | | ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | Dirección | app.chatealo.io, app1.chatealo.io o app2.chatealo.io | chatealo.com.ar | | Para qué sirve | Conversar con sus clientes, responder consultas y organizar la atención del equipo | Enviar campañas masivas y medir sus resultados | | Ejemplo | Un cliente pregunta un precio y usted responde | Su empresa comunica una promoción a 500 clientes | 👉 En síntesis: en una se conversa, en la otra se difunde. ⚠️ Las credenciales no se comparten entre ambas: cada persona debe ser dada de alta por separado. 📖 Conceptos de mensajería 📝 Plantilla Un mensaje redactado con anticipación y aprobado por WhatsApp. Es obligatorio utilizarla cuando su empresa quiere escribirle primero a un cliente. Puede incluir variables que se completan solas con los datos de cada persona. Hola {{1}}, tenemos un {{2}} de descuento para usted 🚀 Campaña: El envío de una plantilla a muchos contactos a la vez. Se arma eligiendo la línea, la plantilla y los destinatarios. 📢 Difusión Término que proviene de la aplicación de WhatsApp del celular, donde existe la lista de difusión. No es lo mismo que una campaña: la difusión del celular es manual, limitada y solo llega a quienes tienen su número agendado. En Chatealo, lo que corresponde es una campaña. 🧩 Variable Un espacio dentro de la plantilla que se reemplaza automáticamente por el dato real de cada contacto: su nombre, un descuento, una fecha. ⏰ Ventana de 24 horas Cuando un cliente le escribe, se abre un período de 24 horas durante el cual usted puede responderle libremente. Pasado ese plazo, para volver a contactarlo necesita una plantilla aprobada. 💬 Conceptos de la plataforma OmniCanal 📥 Bandeja de entrada Cada canal conectado (un número de WhatsApp, una casilla de correo, el chat del sitio web, Telegram, Facebook o Instagram) es una bandeja. Las conversaciones ingresan a la bandeja correspondiente. 👤 Agente Cada persona de su equipo que atiende conversaciones. Se le asignan bandejas: solo ve las conversaciones de las bandejas que tiene habilitadas. 🏷️ Etiqueta Una marca de color que se aplica a una conversación o a un contacto para clasificarla. Sirve para organizar el trabajo y, además, para definir a quiénes enviar una campaña. 📊 Estados de una conversación - Abierta: activa, requiere atención. - Resuelta: finalizada. - Pendiente: a la espera de una acción posterior (generalmente son atenciones por el chatbot). ⚡ Respuesta predefinida Un texto que usted guarda una vez y reutiliza escribiendo un atajo. Útil para las preguntas que se repiten. 🤖 Automatización Una regla del tipo si ocurre esto, hacé aquello: por ejemplo, etiquetar sola una conversación que menciona la palabra precio, o asignarla a un agente determinado. 🔌 Conceptos de conexión 📱 Conexión por QR Se vincula escaneando un código, como WhatsApp Web. Permite conversar, pero no enviar campañas. 🔌 API oficial El número se registra oficialmente y queda dedicado a la plataforma: deja de funcionar en el celular. Permite campañas. 📷 Coexistencia Combina ambas cosas: habilita las campañas conservando el uso del celular. 🔷 WhatsApp y Meta WhatsApp pertenece a Meta, la misma empresa de Facebook e Instagram. En este centro de ayuda hablamos de WhatsApp cuando se trata de aprobar plantillas, tarifas o calidad de la línea. En algunas pantallas y correos, como el portfolio comercial, las facturas o la verificación de la empresa, verá el nombre Meta: se trata de la misma empresa. 🏢 Portfolio comercial El espacio de Meta donde vive su cuenta de empresa: sus datos, su sitio web, su método de pago y su número de WhatsApp. ✅ Verificación de la empresa El proceso por el cual Meta confirma que detrás de la cuenta hay una empresa real. ❓ Las confusiones más frecuentes | Se suele creer que… | En realidad… | | --------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | Plantilla y campaña son lo mismo | La plantilla es el mensaje; la campaña es el envío de ese mensaje | | Difusión y campaña son lo mismo | La difusión es una función del celular, con otras reglas y otros límites | | Con un mismo usuario se entra a las dos plataformas | Cada una tiene su alta y sus credenciales | | Todas las conexiones permiten campañas | La conexión por QR simple no las permite | | Sin verificar la empresa no se puede trabajar | Sí se puede: la verificación amplía el límite de destinatarios | ➡️ Siguientes pasos 👉 🧭 Escoja su conexión de WhatsApp: QR, coexistencia o API 👉 📌 ¿Qué es una campaña de WhatsApp Marketing? 👉 🏷️ Cómo crear etiquetas en Chatealo
👤 Cómo crear un agente y darle acceso a su cuenta
Para que las personas de su equipo puedan atender conversaciones en Chatealo, cada una necesita su propio usuario agente. En este tutorial le explicamos cómo darlas de alta, qué rol asignarles y cómo habilitarles las bandejas correspondientes. ⚠️ Este tutorial corresponde a la plataforma OmniCanal (donde se gestionan las conversaciones). Si necesita crear usuarios para enviar campañas masivas, consulte: 👥 Cómo crear usuarios para envíos masivos 🧠 El proceso, en dos etapas Dar acceso a una persona requiere dos pasos que suelen confundirse: 1. Crear el agente: se lo da de alta en la cuenta y recibe una invitación por correo. 2. Asignarle bandejas: se define qué canales podrá atender. ⚠️ Si omite el segundo paso, la persona podrá ingresar pero no verá ninguna conversación. Es el motivo más frecuente por el cual un agente recién creado "no ve nada". 👥 Los roles disponibles Al crear el agente deberá elegir su rol: | Rol | Qué puede hacer | | -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | 👤 Agente | Atender, responder y resolver conversaciones de las bandejas que tenga asignadas | | ⚙️ Administrador | Todo lo anterior, además de configurar canales, crear usuarios, editar etiquetas y acceder a los reportes | 💡 Criterio recomendado: asigne el rol de Administrador únicamente a los responsables. Cuantos menos administradores existan, menor es el riesgo de cambios involuntarios en la configuración. 🛠️ Paso 1: Crear el agente - Ingrese a Ajustes ⚙️ - Seleccione Agentes - Haga clic en Añadir agente Complete los datos solicitados: - 👤 Nombre de la persona - 📧 Correo electrónico: será su usuario de acceso y el destino de la invitación - 👥 Rol: Agente o Administrador 👉 Al confirmar, la persona recibirá un correo de invitación con el que deberá crear su contraseña e ingresar por primera vez. 💡 Si no recibe el correo, solicite que revise la carpeta de correo no deseado. 📥 Paso 2: Asignarle las bandejas de entrada Con el agente creado, defina qué canales podrá atender: - Ingrese a Ajustes ⚙️ ⇾ Entradas - Seleccione la bandeja correspondiente - Abra la pestaña Colaboradores - Agregue al agente y guarde los cambios ⚠️ Únicamente los agentes agregados como colaboradores pueden ver y responder las conversaciones de esa bandeja. 👉 Repita este paso en cada bandeja que la persona deba atender. 👉 Guía completa: 👥 Cómo configurar Colaboradores en bandeja de entrada ✅ Verifique que el acceso funcione Antes de dar por terminada el alta, confirme con la persona que: - ☑️ Recibió el correo de invitación y pudo crear su contraseña - ☑️ Puede ingresar a la plataforma - ☑️ Visualiza las conversaciones de las bandejas que le corresponden ⚠️ Problemas frecuentes | Situación | Causa probable | Solución | | ---------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------- | | El agente ingresa pero no ve conversaciones | No fue agregado como colaborador de ninguna bandeja | Asigne las bandejas desde la pestaña Colaboradores | | Ve algunas conversaciones pero no todas | Le faltan bandejas por asignar | Revíselas una por una | | No recibió el correo de invitación | Llegó a correo no deseado, o el email tiene un error de tipeo | Verifique la dirección y reenvíe la invitación | | No puede configurar canales ni ver reportes | Su rol es Agente | Modifique el rol a Administrador si corresponde | | Una persona que dejó el equipo sigue teniendo acceso | El usuario no fue dado de baja | Elimínelo desde Ajustes ⇾ Agentes | 💡 Buenas prácticas ✅ Un usuario por persona: evite compartir cuentas entre varios integrantes. ✅ Asigne únicamente las bandejas que cada persona necesita atender. ✅ Limite la cantidad de administradores. ✅ Revise los accesos periódicamente, en especial cuando alguien se incorpora o deja el equipo. ✅ Dé de baja los usuarios que ya no trabajan en la empresa. ➡️ Siguientes pasos 👉 👥 Cómo configurar Colaboradores en bandeja de entrada 👉 🕐 Cómo configurar Horarios de Atención 👉 🏷️ Cómo crear etiquetas en Chatealo