Para que las personas de su equipo puedan atender conversaciones en Chatealo, cada una necesita su propio usuario agente. En este tutorial le explicamos cómo darlas de alta, qué rol asignarles y cómo habilitarles las bandejas correspondientes.
⚠️ Este tutorial corresponde a la plataforma OmniCanal (donde se gestionan las conversaciones). Si necesita crear usuarios para enviar campañas masivas, consulte: 👥 Cómo crear usuarios para envíos masivos
🧠 El proceso, en dos etapas
Dar acceso a una persona requiere dos pasos que suelen confundirse:
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Crear el agente: se lo da de alta en la cuenta y recibe una invitación por correo.
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Asignarle bandejas: se define qué canales podrá atender.
⚠️ Si omite el segundo paso, la persona podrá ingresar pero no verá ninguna conversación. Es el motivo más frecuente por el cual un agente recién creado "no ve nada".
👥 Los roles disponibles
Al crear el agente deberá elegir su rol:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| 👤 Agente | Atender, responder y resolver conversaciones de las bandejas que tenga asignadas |
| ⚙️ Administrador | Todo lo anterior, además de configurar canales, crear usuarios, editar etiquetas y acceder a los reportes |
💡 Criterio recomendado: asigne el rol de Administrador únicamente a los responsables. Cuantos menos administradores existan, menor es el riesgo de cambios involuntarios en la configuración.
🛠️ Paso 1: Crear el agente
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Ingrese a Ajustes ⚙️
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Seleccione Agentes
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Haga clic en Añadir agente
Complete los datos solicitados:
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👤 Nombre de la persona
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📧 Correo electrónico: será su usuario de acceso y el destino de la invitación
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👥 Rol: Agente o Administrador
👉 Al confirmar, la persona recibirá un correo de invitación con el que deberá crear su contraseña e ingresar por primera vez.
💡 Si no recibe el correo, solicite que revise la carpeta de correo no deseado.
📥 Paso 2: Asignarle las bandejas de entrada
Con el agente creado, defina qué canales podrá atender:
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Ingrese a Ajustes ⚙️ ⇾ Entradas
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Seleccione la bandeja correspondiente
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Abra la pestaña Colaboradores
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Agregue al agente y guarde los cambios
⚠️ Únicamente los agentes agregados como colaboradores pueden ver y responder las conversaciones de esa bandeja.
👉 Repita este paso en cada bandeja que la persona deba atender.
👉 Guía completa: 👥 Cómo configurar Colaboradores en bandeja de entrada
✅ Verifique que el acceso funcione
Antes de dar por terminada el alta, confirme con la persona que:
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☑️ Recibió el correo de invitación y pudo crear su contraseña
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☑️ Puede ingresar a la plataforma
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☑️ Visualiza las conversaciones de las bandejas que le corresponden
⚠️ Problemas frecuentes
| Situación | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| El agente ingresa pero no ve conversaciones | No fue agregado como colaborador de ninguna bandeja | Asigne las bandejas desde la pestaña Colaboradores |
| Ve algunas conversaciones pero no todas | Le faltan bandejas por asignar | Revíselas una por una |
| No recibió el correo de invitación | Llegó a correo no deseado, o el email tiene un error de tipeo | Verifique la dirección y reenvíe la invitación |
| No puede configurar canales ni ver reportes | Su rol es Agente | Modifique el rol a Administrador si corresponde |
| Una persona que dejó el equipo sigue teniendo acceso | El usuario no fue dado de baja | Elimínelo desde Ajustes ⇾ Agentes |
💡 Buenas prácticas
✅ Un usuario por persona: evite compartir cuentas entre varios integrantes.
✅ Asigne únicamente las bandejas que cada persona necesita atender.
✅ Limite la cantidad de administradores.
✅ Revise los accesos periódicamente, en especial cuando alguien se incorpora o deja el equipo.
✅ Dé de baja los usuarios que ya no trabajan en la empresa.
➡️ Siguientes pasos
👉 👥 Cómo configurar Colaboradores en bandeja de entrada