Mover un item indica en qué etapa está una oportunidad, pero no qué se hizo dentro de ella. Para eso existen dos herramientas complementarias: la Lista de Verificación, que ordena lo que falta hacer, y las Notas, que registran lo que ya ocurrió.

👉 Tutorial anterior: 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades

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✅ La Lista de Verificación

Dentro del item, la solapa Checklist contiene la Lista de Verificación: las tareas pendientes de esa oportunidad. Sirve para que ninguna venta se caiga por haber olvidado un paso.

En el encabezado verá el progreso (por ejemplo, 0/2), y opciones para ordenar, ocultar completados y ➕ Añadir una tarea nueva.

📅 Cada tarea puede tener

• 📝 Descripción de lo que hay que hacer

• 🟢 Fecha de inicio

• 🔴 Fecha límite

• 👤 Responsable asignado

• ❗ Marca de Obligatorio, cuando el paso no puede omitirse

💡 La combinación de responsable y fecha límite es lo que convierte la lista en un plan de trabajo real. Sin eso, es apenas un recordatorio personal.

👉 Sobre cada tarea dispone de acciones para verla, editarla ✏️ o eliminarla 🗑️.

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🎯 Ejemplos según su negocio

Venta de productos

• ☑️ Confirmar stock disponible

• ☑️ Enviar cotización

• ☑️ Confirmar forma de pago

• ☑️ Coordinar la entrega

Servicios

• ☑️ Informar las ventajas del servicio

• ☑️ Presentación de la propuesta

• ☑️ Seguimiento a las 72 horas

• ☑️ Firmar el acuerdo

Inmobiliaria

• ☑️ Enviar fichas de propiedades

• ☑️ Coordinar la visita

• ☑️ Presentar la oferta

• ☑️ Reunir la documentación

💡 Defina una vez la lista de su proceso ideal de venta: cada vendedor nuevo tendrá el método de la casa a la vista, sin necesidad de capacitación adicional.

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📝 Las Notas

Las notas registran qué pasó en cada contacto con el cliente. Es lo que permite retomar una venta sin depender de la memoria de nadie. Se acceden desde la solapa Notas o desde la columna izquierda del panel, que muestra cuántas hay cargadas.

✍️ Qué conviene anotar

💡 La prueba de utilidad

Una buena nota responde esta pregunta: si mañana atiende otra persona, ¿puede continuar la conversación sin llamarlo a usted?

Compare:

• ❌ "Hablamos, quedamos en contacto"

• ✅ "Pidió 20 unidades pero necesita entrega antes del 15. Le preocupa el plazo, no el precio. Decide junto con su socio, vuelve a contactarnos el lunes."

👉 La segunda permite que cualquiera retome la venta. La primera no sirve ni para quien la escribió.

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📎 Archivos adjuntos

La solapa Archivos Adjuntos permite guardar dentro del item la documentación de esa oportunidad: presupuestos, planos, fichas técnicas, comprobantes.

💡 Tener el presupuesto enviado dentro del item evita la búsqueda en el correo cuando el cliente responde una semana después.

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🕒 Historial

La solapa Historial registra automáticamente todo lo que ocurrió con el item: cambios de etapa, de valor, de agente, notas agregadas y conversaciones vinculadas.

👉 Es la respuesta a la pregunta "¿quién movió esto y cuándo?", sin necesidad de preguntarle a nadie.

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🧭 Cuándo usar cada una

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📊 Un indicador para el responsable del equipo

El reporte de Kanban incluye el porcentaje de checklist completo y las métricas de checklist: elementos abiertos, ganados y perdidos.

⚠️ Si el porcentaje es muy bajo, el embudo se está utilizando como un listado de contactos y no como una herramienta de seguimiento. Es una señal de proceso, no de esfuerzo del equipo.

👉 📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas

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💡 Buenas prácticas

✅ Anote inmediatamente después de hablar con el cliente, no horas más tarde.
✅ Escriba pensando en un tercero que deba continuar la gestión.
✅ Registre las objeciones textuales: son la materia prima para mejorar su propuesta.
✅ Asigne responsable y fecha límite a las tareas que dependen de otra persona.
✅ Marque como obligatorios los pasos que no pueden omitirse en su proceso.

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➡️ Siguiente paso

👉 Siguiente: 📅 Mensajes programados: el seguimiento que no se olvida

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