📋 Kanban
Organice su trabajo en tableros visuales: embudos de venta, seguimiento de tickets y procesos internos.
📋 Qué es el Kanban y cómo puede ordenar sus ventas
Si su empresa vende por WhatsApp, es probable que le resulte familiar esta escena: llegan consultas todos los días, algunas avanzan, otras quedan a medio camino y varias se pierden entre cientos de conversaciones. Al final del mes nadie sabe con certeza cuántas oportunidades había ni por qué se cayeron. El Kanban resuelve exactamente eso: convierte sus conversaciones en oportunidades visibles, ordenadas en etapas, con un responsable y un valor asignado. 🧭 ¿Qué es un embudo de ventas? Un embudo representa el recorrido que hace un cliente desde que consulta por primera vez hasta que compra. Se llama embudo porque se angosta: de cada diez personas que preguntan, quizás cinco piden presupuesto y dos terminan comprando. En Chatealo, ese recorrido se ve como un tablero con columnas. Cada columna es una etapa del proceso, y cada tarjeta es un item: una oportunidad concreta con un cliente. 👉 De un vistazo sabe cuántos items tiene abiertos, en qué etapa está cada uno y cuánto dinero hay en juego. Cada etapa muestra su total: por ejemplo, Propuesta — ARS 227,5 mil — 10 items. 💬 El problema que viene a resolver Sin un embudo, el seguimiento comercial depende de la memoria de cada vendedor y de conversaciones enterradas en la bandeja de entrada. Esto genera tres pérdidas concretas: | Problema | Qué provoca | | -------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | Presupuestos sin seguimiento | Se envió una cotización, el cliente no respondió y nadie volvió a insistir | | Falta de previsibilidad | No se sabe cuánto se puede llegar a facturar este mes | | Consultas sin dueño | Varias personas atienden y ninguna se hace cargo del cierre | 💡 La mayoría de las ventas no se pierden por precio, sino por falta de seguimiento. Un presupuesto enviado hace una semana sin respuesta no es una venta perdida: es una venta que nadie retomó. 🧩 Los cuatro elementos del Kanban En el menú lateral, la sección Kanban se divide en Etapas, Ofertas y Gestionar Embudos. Estos son los conceptos que va a manejar: 📊 1. El embudo Es el proceso completo. Puede tener más de uno: por ejemplo, un embudo de Ventas y otro de Soporte, cada uno con sus propias etapas. Uno de ellos puede marcarse como Predeterminado. 📋 2. Las etapas Son las columnas: los pasos por los que atraviesa una oportunidad. Un embudo comercial típico tiene entre cuatro y seis. 🃏 3. Los items Cada oportunidad concreta con un cliente. Contienen el contacto, el valor, el responsable, la prioridad, las etiquetas, el checklist y el historial de lo que se fue haciendo. Se agregan con el botón ➕ Añadir Item al pie de cada etapa. 🏷️ 4. Las ofertas Es su catálogo de productos y servicios. Cada oferta tiene un nombre, un tipo, una descripción, un valor y hasta una imagen. Al asociar una oferta a un item, este toma su valor automáticamente. 👉 Guía completa: 🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas 🎯 Un embudo de ventas típico Chatealo incluye plantillas de embudo listas para usar. La de Ventas propone este recorrido, que funciona en la mayoría de los negocios: | Etapa | Qué significa | Qué hay que hacer ahí | | --------------------- | ------------------------------------------------- | ------------------------------------------ | | 🟣 Calificación | Confirmamos que la persona puede y quiere comprar | Relevar necesidad, presupuesto y plazos | | 🔴 Propuesta | Ya recibió la cotización | Hacer seguimiento en 48 a 72 horas | | 🔵 En seguimiento | Está evaluando o pidió tiempo | Mantener el contacto sin resultar invasivo | | 🟠 Negociación | Está discutiendo condiciones | Resolver objeciones y cerrar | | 🟢 Cierre | Se definió la venta | Coordinar entrega y pasar a posventa | ⚠️ Una regla importante: las etapas deben reflejar acciones concretas, no estados de ánimo. "Propuesta" es verificable; "Cliente interesado" no le dice a nadie qué hacer. 💼 Otros usos frecuentes El Kanban no sirve únicamente para vender. Chatealo trae cuatro plantillas de embudo: - 💼 Ventas: proceso desde el primer contacto hasta el cierre - 🛠️ Soporte: Nuevo → En Análisis → En Desarrollo → En Pruebas → Resuelto - 🧑💼 Reclutamiento: Filtrado → Entrevista → Prueba Técnica → Propuesta - 🚚 Delivery: Pedido Recibido → Preparación → En Tránsito → Salió para Entrega → Entregado 👉 También puede crear el suyo desde cero. Si su negocio tiene un proceso con pasos que se repiten, puede representarlo en un embudo. ⭐ Qué gana al utilizarlo - 👁️ Visibilidad: ve todas sus oportunidades en una sola pantalla. - 💰 Previsibilidad: conoce cuánto dinero tiene en juego y en qué etapa. - 🔔 Seguimiento: puede programar mensajes para que ninguna oportunidad quede olvidada. - 👥 Responsabilidad: cada item tiene un agente asignado. - 💬 Contexto: cada item se vincula con la conversación de WhatsApp del cliente. - 📈 Mejora: los reportes muestran dónde se traban sus ventas. Preguntas frecuentes❓ ¿Es lo mismo que las etiquetas? No. Las etiquetas clasifican conversaciones; el Kanban gestiona un proceso con etapas, valores y responsables. Se complementan: de hecho, cada item puede llevar etiquetas además de su etapa. ¿Tengo que cargar los items a mano? No necesariamente. Puede crearlos desde una conversación, agregarlos manualmente al embudo, o configurar que se generen de forma automática. ¿Cuántos embudos puedo tener? Los que necesite. Lo habitual es comenzar con uno de ventas y sumar otros a medida que se ordenan otros procesos. Un item puede moverse de un embudo a otro con la opción Mover a Embudo. ¿Quién puede ver el embudo? Usted define qué agentes tienen acceso a cada embudo. ➡️ Siguiente paso Ahora que conoce el concepto, el próximo paso es armar su primer embudo: 👉 Siguiente: 🎯 Cómo crear su embudo de ventas paso a paso 👉 Guía relacionada: 📊 Cómo leer los reportes de su cuenta
🎯 Cómo crear su embudo de ventas paso a paso
En este tutorial vamos a armar un embudo de ventas funcional: crearlo desde una plantilla o desde cero, ajustar sus etapas y dejarlo listo para cargar items. 👉 Si aún no conoce el concepto: 📋 Qué es el Kanban y cómo puede ordenar sus ventas ✏️ Antes de tocar la plataforma: dibuje su proceso El error más frecuente es empezar creando etapas sin haber pensado el proceso. Respóndase antes estas tres preguntas: 1. ¿Cuándo entra una oportunidad a mi embudo? ¿Apenas alguien escribe, o recién cuando manifiesta un interés concreto? 2. ¿Qué pasos atraviesa hasta la venta? Escríbalos en orden, como acciones cumplidas: le enviamos la propuesta, coordinamos la visita, firmó el contrato. 3. ¿Cuándo se considera cerrada? 💡 Recomendación: comience con cuatro a seis etapas. Un embudo con doce columnas parece completo, pero nadie lo mantiene actualizado y termina abandonado. 🛠️ Paso 1: Ir a Gestionar Embudos En el menú lateral, despliegue Kanban y seleccione Gestionar Embudos. 👉 Verá sus embudos existentes, cada uno con sus etapas y sus distintivos: Predeterminado y Activo. Sobre cada embudo dispone de cuatro acciones: marcarlo como predeterminado ⭐, editarlo ✏️, duplicarlo y eliminarlo 🗑️. 📚 Paso 2: Elegir una plantilla o empezar de cero Tiene dos caminos: 🚀 Opción A: usar una plantilla (recomendado) Presione Plantillas y elija la que se acerque a su proceso: | Plantilla | Etapas que incluye | | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | 💼 Embudo de Ventas | Prospección · Calificación · Propuesta · Cierre | | 🛠️ Embudo de Soporte | Nuevo · En Análisis · En Desarrollo · En Pruebas · Resuelto | | 🧑💼 Embudo de Reclutamiento | Filtrado · Entrevista · Prueba Técnica · Propuesta | | 🚚 Embudo de Delivery | Pedido Recibido · Preparación · En Tránsito · Salió para Entrega · Entregado | 💡 Empezar por una plantilla y ajustarla después es más rápido que armar todo desde cero, y evita olvidarse de alguna etapa. ➕ Opción B: crear uno nuevo Presione Nuevo Embudo y asigne: - 🏷️ Nombre: identifique el proceso, no el área. Embudo de Ventas resulta más claro que Comercial. - 📝 Descripción: una línea que explique para qué sirve. Le servirá a quienes se sumen después al equipo. 📋 Paso 3: Configurar las etapas Desde Kanban ⇾ Etapas, o editando el embudo, puede definir para cada etapa: - ✏️ Nombre: breve y en términos de acción cumplida. - 🎨 Color: ayuda a leer el embudo de un vistazo. - 📝 Descripción: qué significa que un item esté ahí y qué hay que hacer. - 🔢 Orden: la posición en que aparece. 🎯 Un embudo comercial listo para copiar | Orden | Etapa | Color | Qué significa | | ----- | ------------------ | ------- | ---------------------------------------------- | | 1 | Calificación | Violeta | Confirmamos necesidad, presupuesto y plazo | | 2 | Propuesta | Rojo | Cotización entregada, a la espera de respuesta | | 3 | En seguimiento | Azul | Está evaluando o pidió tiempo | | 4 | Negociación | Naranja | Discusión de condiciones o ajustes | | 5 | Cierre | Verde | Se definió la venta | 💡 Cómo nombrarlas bien: utilice hechos verificables. Propuesta le indica a cualquiera qué ocurrió y qué sigue; Cliente interesado es una impresión personal que cada vendedor interpreta distinto. ⭐ Paso 4: Definir el embudo predeterminado Si trabaja con varios embudos, marque uno como Predeterminado: es el que se abre por defecto y donde ingresan los items nuevos. 👉 En un equipo comercial, ese suele ser el embudo de ventas. ✅ Su embudo está listo Antes de empezar a cargar items, verifique: - ☑️ El embudo tiene nombre y descripción - ☑️ Hay entre cuatro y seis etapas, con nombres de acción cumplida - ☑️ Los colores permiten distinguirlas de un vistazo - ☑️ Está marcado como predeterminado, si corresponde 💡 Antes de cargar oportunidades, conviene tener listo su catálogo de productos y servicios: así cada item toma su valor automáticamente. 👉 🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas 💡 Errores frecuentes al armar un embudo | Error | Por qué es un problema | | ----------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | Demasiadas etapas | Nadie mantiene el embudo al día y se abandona | | Etapas con nombres vagos | Cada persona las interpreta distinto | | Etapas que describen áreas internas | El embudo debe seguir al cliente, no a su organigrama | | Copiar el proceso de otra empresa | Cada negocio vende distinto | | No definir qué significa cada etapa | El equipo mueve los items con criterios diferentes | ➡️ Siguiente paso Con el embudo armado, ya puede cargar sus primeras oportunidades: 👉 Siguiente: 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades 👉 Tutorial anterior: 📋 Qué es el Kanban y cómo puede ordenar sus ventas
💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades
Cada item de su embudo representa una oportunidad concreta con un cliente. En este tutorial le explicamos cómo crearlos, qué información contienen y cómo hacerlos avanzar por su proceso. 👉 Tutorial anterior: 🎯 Cómo crear su embudo de ventas paso a paso ➕ Cómo crear un item 📋 Desde el embudo Al pie de cada etapa encontrará el botón ➕ Añadir Item. Útil cuando la oportunidad no nació de un chat: un contacto de una feria, una recomendación, una llamada. 💬 Desde una conversación Mientras atiende a un cliente por WhatsApp puede generar el item sin salir del chat. 👉 Ventaja: el item queda vinculado a esa conversación, y cualquier integrante del equipo puede acceder al historial completo desde el embudo. 🃏 Qué muestra la tarjeta Cada item se ve como una tarjeta con la información esencial: - 👤 Contacto y su foto de perfil - 🔢 Número de item (por ejemplo, #2875) - 👥 Agente asignado, o el aviso Asignar agente si no tiene - 💰 Valor, según la oferta asociada - 📦 Oferta vinculada, o Sin producto - 📅 Actividades, o Sin actividades - ⏱️ Tiempo en la etapa (2h, 16d, 50d…) - 🏷️ Etiquetas de la conversación - 📊 Prioridad, cuando está definida - ⚠️ El indicador más importante es el tiempo en la etapa. Un item que lleva 60 días en Negociación es una venta que se está enfriando en silencio. 🔍 El panel del item Al abrir un item se despliega su panel completo. En el encabezado verá el nombre, su estado (Abierto) y su prioridad (Alta, Media o Baja), junto a dos botones: Cambiar Estado y Mover a Embudo. 👈 Columna izquierda | Sección | Para qué sirve | | --------------------------------- | --------------------------------------- | | Agentes asignados al elemento | Quién se ocupa de esta oportunidad | | Editar Elemento | Modificar los datos del item | | Métricas | Indicadores de esta oportunidad | | Notas | Registro de lo conversado | | Conversación | El chat de WhatsApp vinculado | | Perfil | Datos del contacto | | Campos adicionales | Información personalizada de su negocio | 📑 Solapas superiores Info del Negocio · Notas · Checklist · Archivos Adjuntos · Historial · Ofertas · Mensajes Programados 👉 Cada una se explica en su tutorial correspondiente. Las más utilizadas en la rutina comercial son Checklist y Mensajes Programados. 💰 Asignar el valor de la oportunidad El valor de un item proviene de la oferta que tenga asociada. Al vincular una, la tarjeta muestra el monto y la etapa suma ese importe a su total. 👉 Por eso conviene tener el catálogo cargado: 🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas ⚠️ Un item sin oferta figura como Sin producto y no aporta al total de la etapa. Si muchos items están así, el valor que muestra su embudo no refleja el negocio real. 🚩 Prioridad Cada item puede marcarse como Alta, Media o Baja. La prioridad aparece en la tarjeta y permite ordenar el trabajo del día. 💡 Utilice Alta con criterio. Si la mitad del embudo está en alta prioridad, el indicador deja de servir. ➡️ Cómo mover un item de etapa Arrastre la tarjeta hasta la etapa correspondiente, o utilice el botón Cambiar Estado desde el panel del item. ⚠️ Mueva el item en el momento en que ocurre el hecho, no al final del día. Un embudo que se actualiza con retraso deja de ser confiable, y cuando el equipo desconfía del embudo, vuelve a la libreta personal. 🔄 Mover a otro embudo Con Mover a Embudo puede trasladar el item a un proceso distinto. Es lo que corresponde, por ejemplo, cuando una venta cerrada pasa del embudo comercial al de entrega. 🔎 Cómo encontrar un item El buscador superior (Buscar un elemento…) localiza items por nombre. Además dispone del filtro Estado y de opciones de vista en la barra superior. 💡 Cuando un embudo supera los 100 items —como suele ocurrir en la primera etapa— el buscador deja de ser una comodidad y pasa a ser imprescindible. 💡 Buenas prácticas ✅ Asocie siempre una oferta, aunque el monto sea estimado. ✅ Asigne un agente a cada item abierto: una oportunidad sin dueño no la sigue nadie. ✅ Mueva las tarjetas en el momento, no en lote al final del día. ✅ Vincule la conversación siempre que la oportunidad nazca de un chat. ✅ Revise el tiempo en etapa: es su alerta temprana de ventas estancadas. ✅ Revise su embudo al comenzar la jornada: es su agenda comercial. ➡️ Siguiente paso 👉 Siguiente: ✅ Checklists y notas: que ningún paso se pierda 👉 Tutorial anterior: 🎯 Cómo crear su embudo de ventas paso a paso
✅ Checklists y notas: que ningún paso se pierda
Mover un item indica en qué etapa está una oportunidad, pero no qué se hizo dentro de ella. Para eso existen dos herramientas complementarias: la Lista de Verificación, que ordena lo que falta hacer, y las Notas, que registran lo que ya ocurrió. 👉 Tutorial anterior: 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades ✅ La Lista de Verificación Dentro del item, la solapa Checklist contiene la Lista de Verificación: las tareas pendientes de esa oportunidad. Sirve para que ninguna venta se caiga por haber olvidado un paso. En el encabezado verá el progreso (por ejemplo, 0/2), y opciones para ordenar, ocultar completados y ➕ Añadir una tarea nueva. 📅 Cada tarea puede tener - 📝 Descripción de lo que hay que hacer - 🟢 Fecha de inicio - 🔴 Fecha límite - 👤 Responsable asignado - ❗ Marca de Obligatorio, cuando el paso no puede omitirse 💡 La combinación de responsable y fecha límite es lo que convierte la lista en un plan de trabajo real. Sin eso, es apenas un recordatorio personal. 👉 Sobre cada tarea dispone de acciones para verla, editarla ✏️ o eliminarla 🗑️. 🎯 Ejemplos según su negocio Venta de productos - ☑️ Confirmar stock disponible - ☑️ Enviar cotización - ☑️ Confirmar forma de pago - ☑️ Coordinar la entrega Servicios - ☑️ Informar las ventajas del servicio - ☑️ Presentación de la propuesta - ☑️ Seguimiento a las 72 horas - ☑️ Firmar el acuerdo Inmobiliaria - ☑️ Enviar fichas de propiedades - ☑️ Coordinar la visita - ☑️ Presentar la oferta - ☑️ Reunir la documentación 💡 Defina una vez la lista de su proceso ideal de venta: cada vendedor nuevo tendrá el método de la casa a la vista, sin necesidad de capacitación adicional. 📝 Las Notas Las notas registran qué pasó en cada contacto con el cliente. Es lo que permite retomar una venta sin depender de la memoria de nadie. Se acceden desde la solapa Notas o desde la columna izquierda del panel, que muestra cuántas hay cargadas. ✍️ Qué conviene anotar | Sí | No | | ------------------------------------- | ------------------------------ | | Qué pidió exactamente el cliente | "Lo llamé" | | Objeciones que planteó | "Sigue pensando" | | Qué se le prometió y para cuándo | "Todo bien" | | Con quién hay que hablar para decidir | Datos que ya están en la ficha | 💡 La prueba de utilidad Una buena nota responde esta pregunta: si mañana atiende otra persona, ¿puede continuar la conversación sin llamarlo a usted? Compare: - ❌ "Hablamos, quedamos en contacto" - ✅ "Pidió 20 unidades pero necesita entrega antes del 15. Le preocupa el plazo, no el precio. Decide junto con su socio, vuelve a contactarnos el lunes." 👉 La segunda permite que cualquiera retome la venta. La primera no sirve ni para quien la escribió. 📎 Archivos adjuntos La solapa Archivos Adjuntos permite guardar dentro del item la documentación de esa oportunidad: presupuestos, planos, fichas técnicas, comprobantes. 💡 Tener el presupuesto enviado dentro del item evita la búsqueda en el correo cuando el cliente responde una semana después. 🕒 Historial La solapa Historial registra automáticamente todo lo que ocurrió con el item: cambios de etapa, de valor, de agente, notas agregadas y conversaciones vinculadas. 👉 Es la respuesta a la pregunta "¿quién movió esto y cuándo?", sin necesidad de preguntarle a nadie. 🧭 Cuándo usar cada una | Utilice… | Para… | | ------------------------- | ---------------------------------------------------- | | Lista de Verificación | Lo que falta hacer: pasos pendientes del proceso | | Nota | Lo que ya pasó: acuerdos, objeciones, contexto | | Archivos adjuntos | La documentación de la oportunidad | | Historial | Reconstruir qué sucedió y quién lo hizo | 📊 Un indicador para el responsable del equipo El reporte de Kanban incluye el porcentaje de checklist completo y las métricas de checklist: elementos abiertos, ganados y perdidos. ⚠️ Si el porcentaje es muy bajo, el embudo se está utilizando como un listado de contactos y no como una herramienta de seguimiento. Es una señal de proceso, no de esfuerzo del equipo. 👉 📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas 💡 Buenas prácticas ✅ Anote inmediatamente después de hablar con el cliente, no horas más tarde. ✅ Escriba pensando en un tercero que deba continuar la gestión. ✅ Registre las objeciones textuales: son la materia prima para mejorar su propuesta. ✅ Asigne responsable y fecha límite a las tareas que dependen de otra persona. ✅ Marque como obligatorios los pasos que no pueden omitirse en su proceso. ➡️ Siguiente paso 👉 Siguiente: 📅 Mensajes programados: el seguimiento que no se olvida 👉 Tutorial anterior: 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades
📅 Mensajes programados: el seguimiento que no se olvida
La mayoría de las ventas no se pierden por precio: se pierden porque nadie volvió a escribir a tiempo. Los Mensajes Programados resuelven ese problema: usted deja agendado el próximo contacto y el sistema lo envía solo. 👉 Tutorial anterior: ✅ Checklists y notas: que ningún paso se pierda 🎯 El problema que resuelve Usted envía una propuesta un martes. Sabe que conviene retomar el viernes. ¿Qué ocurre habitualmente? - Lo anota en una libreta y se olvida. - Lo recuerda diez días después, cuando el cliente ya compró en otro lado. - O lo escribe apurado a las 23 horas, cuando el cliente no lo va a leer. 👉 Con un mensaje programado, el viernes a las 9 de la mañana el mensaje sale solo, con el texto que usted redactó con calma. 🛠️ Cómo programar un mensaje Abra el item correspondiente y diríjase a la solapa Mensajes Programados. Presione Añadir Mensaje. Se abrirá la ventana Programar Mensaje con estos campos: 🏷️ Título Un nombre interno para reconocerlo. El cliente no lo ve. Por ejemplo: Agendar reunión, Seguimiento propuesta, Cierre de venta, Recordatorio de visita. 📅 Programado La fecha y la hora exactas del envío. 💡 Elija bien el horario. Si sus reportes muestran que sus clientes responden entre las 9 y las 13, no agende el mensaje para las 8 de la mañana. 🔁 Repetir Define si el mensaje se envía una sola vez (No repetir) o de forma periódica. ⚠️ Utilice la repetición con criterio: un mensaje que insiste solo, semana tras semana, molesta al cliente y perjudica la reputación de su línea. ✍️ Mensaje El texto que recibirá el cliente, con formato enriquecido: negrita, cursiva, listas y enlaces. Puede personalizarlo con variables, escribiéndolas entre llaves dobles: | Variable | Se reemplaza por | | ------------------- | ---------------------- | | {{contact.name}} | El nombre del contacto | | {{contact.email}} | Su correo electrónico | | {{agent.name}} | El nombre del agente | Ejemplo: Hola {{contact.name}}, le escribe {{agent.name}} de Chatealo. ¿Pudo revisar la propuesta que le envié? Quedo atento a sus comentarios. 📎 Archivos adjuntos Puede adjuntar imágenes o documentos que se enviarán junto al mensaje: una lista de precios, un catálogo, un instructivo. 👉 Al finalizar, presione Guardar. 🗓️ Cuándo programar cada mensaje Estos son los momentos donde un mensaje programado marca la diferencia: | Etapa | Momento | Qué decir | | ------------------ | ---------------------------------- | --------------------------------------- | | Propuesta | 48 a 72 horas después | Consultar si pudo revisarla | | En seguimiento | Según lo que acordó con el cliente | Retomar en la fecha que él indicó | | Negociación | Antes de que venza una oferta | Recordar la vigencia de las condiciones | | Cierre | Al concretar | Confirmar los pasos siguientes | 💡 El de mayor impacto es el de Propuesta. Es la etapa donde más ventas se enfrían, y donde un contacto oportuno decide entre cerrar y perder. 💬 Un consejo sobre el tono Un mensaje programado se lee como cualquier otro mensaje suyo: el cliente no sabe que estaba agendado. Aprovéchelo. - ✅ "Camila, le envío la información y los precios del plan avanzado, tal como quedábamos." - ❌ "Estimado cliente: le recordamos que tiene una propuesta pendiente de respuesta." 👉 Escriba como escribiría usted, no como escribiría un sistema. ⏱️ Combinarlo con el resto del embudo Los mensajes programados rinden más cuando se apoyan en las otras herramientas: - 📊 El tiempo en etapa de la tarjeta le indica qué oportunidades llevan demasiado quietas: son las que necesitan un mensaje. - ✅ La Lista de Verificación ordena las tareas internas; el mensaje programado se ocupa del contacto con el cliente. - 📝 Las notas conservan lo que el cliente pidió, para que el mensaje sea pertinente y no genérico. 💡 Una rutina simple que funciona: al mover un item a Propuesta, programe en ese mismo momento el mensaje de seguimiento. Treinta segundos que evitan perder la venta. 💡 Buenas prácticas ✅ Programe el seguimiento en el momento de enviar la propuesta, no después. ✅ Utilice variables para que el mensaje resulte personal. ✅ Revise el texto antes de guardar: una vez enviado, no se puede corregir. ✅ Elija horarios en los que sus clientes están activos. ✅ Evite la repetición automática salvo que tenga un motivo claro. ✅ Cancele el mensaje si el cliente respondió antes: nada peor que recibir un recordatorio de algo que ya se conversó. ➡️ Siguiente paso 👉 Siguiente: 👥 Cómo trabajar en equipo sobre el mismo tablero 👉 Tutorial anterior: ✅ Checklists y notas: que ningún paso se pierda
👥 Cómo trabajar en equipo sobre el mismo tablero
Un embudo comercial rara vez es de una sola persona. En este tutorial le explicamos cómo repartir el trabajo y evitar el problema más común de los equipos de venta: la oportunidad que todos creen que está atendiendo otro. 👉 Tutorial anterior: 📅 Mensajes programados: el seguimiento que no se olvida 👥 Asignar agentes a un item Cada item puede tener uno o varios agentes asignados. Se gestionan desde la sección Agentes asignados al elemento, en la columna izquierda del panel. ⚠️ Todo item abierto debería tener responsable. En la tarjeta, los items sin asignar muestran el aviso Asignar agente: son los que nadie va a seguir, porque cada integrante asume que se ocupa otro. 💡 Cuando asigne a más de una persona, aclare en una nota quién conduce la venta y quién colabora. Sin esa precisión, la responsabilidad compartida termina siendo responsabilidad de nadie. 🔎 Cómo detectar los items sin dueño Recorra su embudo y busque las tarjetas con el aviso Asignar agente. Es la revisión más rápida y la que más ventas recupera. 👉 El reporte de Kanban también muestra la actividad de cambio de agente, útil para ver cómo se está repartiendo el trabajo. 🔄 Cómo repartir las oportunidades nuevas Existen tres criterios habituales. Elija uno y déjelo por escrito, para que el equipo no improvise: - 🎯 Por especialidad: cada vendedor atiende determinados productos o servicios. - 🌎 Por zona: útil si trabaja con distintas regiones o sucursales. - 🔁 Por turno: las oportunidades se reparten en orden entre los integrantes. ⚠️ El criterio menos recomendable es "el que la vea primero". Genera que las consultas más atractivas se tomen enseguida y las difíciles queden sin dueño. 💬 La conversación vinculada: el contexto compartido Cuando un item nace de un chat, queda vinculado a esa conversación. Cualquier integrante del equipo puede abrir el historial completo desde el panel del item, en la sección Conversación. 👉 Por qué importa: si un vendedor está de licencia o deja la empresa, la venta no se pierde. Otra persona toma el item, lee las notas, revisa la conversación y continúa donde se había quedado. 💡 Es la diferencia entre un equipo comercial y varios vendedores trabajando en paralelo. 📅 La rutina que hace funcionar un embudo Un embudo rinde cuando se convierte en hábito. Esta rutina resulta suficiente para la mayoría de los equipos: ☀️ Cada mañana — cada vendedor - Revisar los items con tareas del checklist vencidas. - Actualizar los que se movieron el día anterior. - Programar el próximo contacto de las oportunidades activas. 📊 Una vez por semana — el responsable comercial - Detectar items con mucho tiempo en la misma etapa. - Revisar las tarjetas sin agente asignado. - Controlar que los items tengan oferta asociada, para que el valor del embudo sea real. 📈 Una vez por mes — en equipo - Analizar el reporte de Kanban: tasa de conversión, ciclo de ventas y dónde se pierden más oportunidades. - Ajustar etapas, ofertas o mensajes si algo no está funcionando. 👉 📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas ⚠️ Por qué fracasan los embudos La mayoría se abandonan por las mismas razones. Conviene conocerlas de antemano: | Causa | Cómo evitarla | | ------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Solo lo actualiza una persona | El embudo es del equipo, no del responsable | | Se carga con retraso | Mover el item en el momento del hecho | | Nadie mira los reportes | Fijar una revisión mensual con fecha | | Se usa para controlar, no para vender | Presentarlo al equipo como ayuda, no como auditoría | | Convive con planillas paralelas | Definir que el embudo es la única fuente válida | 💡 El último punto es el más importante: si su equipo percibe el embudo como una herramienta de vigilancia, lo va a completar mal. Si lo percibe como algo que le evita perder ventas y le ordena el día, lo va a usar solo. 💡 Buenas prácticas ✅ Ningún item abierto sin agente asignado. ✅ Defina el criterio de reparto antes de que surja el primer conflicto. ✅ Una sola fuente de verdad: si existe el embudo, no hay planilla paralela. ✅ Revise semanalmente los items estancados. ✅ Comparta los reportes con el equipo, no solo con la dirección. ➡️ Siguiente paso 👉 Siguiente: 📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas 👉 Tutoriales relacionados: 📋 Qué es el Kanban · 🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas · 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades
🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas
Las Ofertas son su catálogo de productos y servicios dentro de Chatealo. Al asociar una oferta a un item del embudo, este toma su valor automáticamente y usted deja de cargar precios a mano en cada oportunidad. 👉 Es el paso que conviene resolver antes de empezar a cargar oportunidades. 🎯 Por qué conviene cargarlas | Sin ofertas | Con ofertas | | ----------------------------------------------- | -------------------------------------------- | | Cada vendedor escribe el precio de memoria | El valor se completa solo, siempre igual | | Los montos varían entre oportunidades idénticas | Sus reportes son comparables | | No se sabe qué producto se vende más | El reporte muestra el rendimiento por oferta | 💡 El beneficio real aparece en los reportes. Si cada item tiene su oferta asociada, al cabo de unos meses va a poder responder cuál de sus productos genera más ingresos y cuál se cae más seguido en negociación. 🛠️ Cómo crear una oferta En el menú lateral, despliegue Kanban y seleccione Ofertas. Presione la opción para crear una nueva y complete los campos: 🏷️ Título de la Oferta (obligatorio) El nombre comercial de su producto o servicio, tal como lo nombra su equipo. Por ejemplo: Plan Avanzado, Bot IA, Instalación básica. 📦 Tipo (obligatorio) Indique si se trata de un Producto o de otro tipo de prestación, según las opciones disponibles. 📝 Descripción Qué incluye la oferta. Dispone de formato enriquecido: negrita, cursiva, listas y enlaces. 💡 Aprovéchela para detallar qué entra y qué no. Por ejemplo: "Plan avanzado + Follow up + Bot con IA". Un vendedor nuevo va a agradecerlo. 💰 Valor (obligatorio) y moneda El precio de la oferta y la moneda en que se expresa (ARS, USD u otra). 🏷️ Etiqueta personalizada del valor (opcional) Reemplaza la palabra "Valor" en la tarjeta del item. Útil cuando el importe no es un precio cerrado: abono mensual, desde, por unidad. 🖼️ Imagen de la Oferta Una imagen representativa, que se muestra al consultar la oferta. 👉 Al finalizar, presione Guardar. Si prefiere no conservar los cambios, utilice Descartar. 🔗 Cómo asociar una oferta a un item Abra el item del embudo y diríjase a la solapa Ofertas. Allí podrá seleccionar la que corresponda. 👉 El item tomará el valor de la oferta y lo mostrará en su tarjeta, junto al monto total de la etapa. 💡 Un mismo item puede tener más de una oferta asociada, si su venta combina varios productos. 💡 Cómo armar un buen catálogo ✅ Cargue primero lo que más vende. No espere a tener el catálogo completo para empezar a usarlo. ✅ Utilice los nombres que usa su equipo, no los códigos internos del sistema de facturación. ✅ Mantenga los valores actualizados: un precio viejo distorsiona todos sus reportes. ✅ Aproveche la etiqueta personalizada cuando el importe no sea un precio final. ✅ Revise el catálogo cada tanto y dé de baja lo que ya no ofrece. 📊 Dónde ver el resultado El reporte de Kanban incluye una sección Rangos de Oferta, con la cantidad de items que tienen oferta asociada, el promedio por elemento y el porcentaje con ofertas. ⚠️ Si ese porcentaje es bajo, sus reportes de valor no reflejan la realidad del negocio: hay oportunidades cargadas sin monto. 👉 📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas ➡️ Tutoriales relacionados 👉 📋 Qué es el Kanban y cómo puede ordenar sus ventas 👉 💼 Cómo cargar y gestionar sus oportunidades
📈 Reportes de Kanban: cómo medir su embudo de ventas
El reporte de Kanban responde las preguntas que un responsable comercial se hace todos los meses: cuánto vendimos, cuánto tenemos en juego, dónde se traban las ventas y cuánto tardamos en cerrar. 👉 Se accede desde Informes ⇾ Kanban, en el menú lateral. 💡 En la esquina superior derecha encontrará el botón Descargar Reporte, para conservar los resultados o compartirlos con su equipo. 📑 Tres vistas complementarias El reporte se organiza en tres solapas: | Solapa | Responde a… | | ----------------- | --------------------------------------------------- | | Vista General | ¿Cuánto tengo en el embudo y cómo está distribuido? | | Productividad | ¿Cómo trabaja mi equipo las oportunidades? | | Ventas | ¿Cuánto cerramos y en cuánto tiempo? | 📊 Vista General Los cuatro indicadores principales - 📋 Elementos totales: cuántos items hay en el pipeline - 💰 Valor total: la suma de todos los valores - 📈 Valor promedio: el promedio por elemento - 👥 Contactos: clientes únicos involucrados 💡 El valor total es su previsión de facturación, siempre que sus items tengan ofertas asociadas. Si el número le parece bajo, revise cuántas oportunidades figuran como Sin producto. ⚡ Estadísticas rápidas Cuatro indicadores sobre la calidad de la carga: - Checklist completo (porcentaje) - Actividades por elemento - Con conversaciones - Con fecha límite ⚠️ Estos números describen cómo se está usando la herramienta, no cómo va el negocio. Si Con fecha límite es cero, nadie está agendando seguimientos: el embudo es un listado, no un sistema de trabajo. 📉 Distribución por etapa Muestra cuántos items hay en cada etapa y qué porcentaje representan. Cómo leerlo: una etapa que concentra la enorme mayoría —por ejemplo, un 61% en Calificación— indica que las oportunidades entran pero no avanzan. El problema no está en conseguir consultas, sino en calificarlas. 🚩 Distribución por prioridad Cuántos items hay en prioridad Alta, Media y Baja. 💡 Si casi todo está en Alta, la prioridad dejó de cumplir su función. 📈 Ventas La solapa más importante para la dirección comercial. Los cuatro indicadores de cierre - 🎯 Tasa de conversión: negocios ganados sobre el total - 💵 Ticket promedio ganado: promedio de los negocios cerrados - 📉 Valor total perdido: la suma de lo que no se concretó - ⏱️ Ciclo de ventas: tiempo promedio para cerrar un negocio 💡 El ciclo de ventas es el dato que más se subestima. Si sabe que su venta promedio tarda 20 días, puede anticipar cuándo va a cobrar y detectar de inmediato una oportunidad que lleva 60 días abierta. 📊 Desempeño de ventas Negocios Ganados, Perdidos y En Progreso, con su porcentaje. ⚠️ Si Perdidos figura en cero pero En Progreso es enorme, probablemente el equipo no esté cerrando las oportunidades que no avanzaron. Un embudo que nunca pierde nada no refleja la realidad, y sus porcentajes de conversión quedan inflados. 🕒 Análisis de ciclo Ciclo promedio, mejor ciclo (el negocio más rápido) y peor ciclo (el más lento), medidos desde la creación hasta el cierre. 👉 Comparar el mejor con el peor suele revelar qué tipo de cliente o de producto cierra rápido y cuál consume tiempo sin retorno. 🧮 Métricas complementarias ✅ Métricas de Checklist Elementos abiertos, ganados, perdidos y total. 📈 Métricas de Actividad Registra todo lo que ocurrió en el período: cambios de etapa, de valor y de agente, notas agregadas, adjuntos, elementos de checklist creados y actualizados, y conversaciones vinculadas. 💡 Es el pulso de uso de la herramienta. Un total de actividades bajo, con muchos items en el embudo, significa que las tarjetas están cargadas pero nadie trabaja sobre ellas. 🏷️ Rangos de Oferta Items con conversaciones, promedio por elemento, total de ofertas y porcentaje con ofertas. ⚠️ Si el porcentaje con ofertas es bajo, el valor total de la Vista General está subestimado: hay oportunidades reales que no suman al pronóstico. 👉 🏷️ Cómo cargar su catálogo de Ofertas 🧠 Cómo utilizar el reporte | Si observa… | Conviene revisar… | | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------- | | Una etapa concentra la mayoría de los items | Qué traba el avance en ese punto del proceso | | Tasa de conversión baja | La calidad de las oportunidades que ingresan | | Ciclo de ventas largo | En qué etapa se pierde el tiempo | | Pocos items con fecha límite | La rutina de seguimiento del equipo | | Porcentaje bajo de ofertas asociadas | La carga de valores: su pronóstico está incompleto | | Muchos negocios en progreso y ninguno perdido | El cierre de oportunidades que ya no avanzan | 💡 Elija tres indicadores y sígalos todos los meses. Para la mayoría de los equipos alcanzan: valor total, tasa de conversión y ciclo de ventas. Un reporte que se mira una sola vez no sirve; el valor aparece en la comparación sostenida. ➡️ Tutoriales relacionados 👉 👥 Cómo trabajar en equipo sobre el mismo tablero 👉 📋 Qué es el Kanban y cómo puede ordenar sus ventas 👉 Para las métricas generales de su cuenta: 📊 Cómo leer los reportes de su cuenta